Jak używać Zoom? Zostań mistrzem — poziom 1.

zoom-800x278
Narzędzia do telekonferencji, spotkań on-line, albo po prostu komunikatory są na pewno Ci znane i używasz od dawna. Wielu z nas coraz więcej takich narzędzi instaluje, używa lub po prostu testuje. Dane z rynku wskazują, że Zoom jest jednym najczęściej wybieranych. W niniejszej publikacji opiszę pokrótce, dlaczego Zoom to dobry wybór.

Udostępnij ten wpis

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Narzędzia do telekonferencji, spotkań audio/wideo, albo po prostu komunikatory są na pewno Ci znane i używasz od dawna. Kiedy nadszedł jednak 2020 rok, z całą pewnością nie przewidywaliśmy, jak bardzo na znaczeniu takie narzędzia zyskają – z powodu? Wiadomo, jakiego… Zaczęliśmy używać jeszcze więcej, jeszcze częściej, wielu z nas coraz więcej narzędzi instalowało, używało, testowało. Jak można poczytać np. tutaj, Zoom był jednym ze „zwycięzców” (jakkolwiek by to dziwnie nie brzmiało). Ja również „mocno” Zoom używam i chciałem w niniejszej publikacji opisać pokrótce, dlaczego był to mój wybór.

Co znajdziesz w publikacji?

Opis kilku funkcjonalności, których być może nie używasz w Zoom, a które z dużym prawdopodobieństwem mogą ułatwić Twoją pracę, tudzież wprowadzić Cię na wyższy poziom wtajemniczenia w organizowaniu spotkań on-line.

Dlaczego warto nauczyć się nieco więcej o Zoom?

Wydaje się, że praca zdalna, nauka zdalna, webinary, warsztaty on-line itd. jeszcze długo pozostaną z nami. My, lud pracujący zdalnie, hybrydowo, czy nawet stacjonarnie (w rozumieniu jakiegoś biura), sporą część spotkań (tu stawiam tezę) będziemy chcieli nadal prowadzić w formie on-line. Dobrze jest być „obcykanym” w efektywnym używaniu narzędzi – niezależnie, czy Ty hostujesz spotkanie, czy w nim uczestniczysz.

Jak korzystać z Zoom?

Poziom 0.

Zacznijmy od podstaw, czyli czego potrzebujesz, żeby „gadać” na Zoom?

Jeśli tylko masz uczestniczyć w spotkaniu, to zasadniczo wystarczy Ci przeglądarka internetowa i nie potrzebujesz mieć żadnego konta w Zoom itp. Jeśli jednak chcesz osobiście „hostować” (czyli organizować) spotkania w Zoom, to potrzebna będzie w sumie tylko aplikacji klienta, którą pobierzesz tutaj, lub aplikacji na urządzenia mobilne, którą znajdziesz tutaj. Po zainstalowaniu i uruchomieniu aplikacji Zoom poprosi Cię o założenie konta (lub zalogowanie, jeśli takowe już posiadasz). Podstawowe konto, które jest wystarczające do większości „codziennych” działań z Zoom jest całkowicie bezpłatne i (póki co) na zawsze darmowe. Ważne jest, że do założenia konta nie jest wymagane podane danych karty płatniczej.

Oczywiście Zoom, jak każda inna platforma, chce trochę Ciebie pośledzić, po podtykać parę reklam namawiając na przejście na wyższy plan (oczywiście płatny) – szczegóły możesz znaleźć tutaj, a poniżej szybki skrót, co w danym planie znajdziesz i za jaką kasę:

DARMOCHA

Dedykowany dla indywidualnego użytkownika

  • Możesz organizować spotkania dla maks 100 uczestników
  • Grupowe spotkania trwają maks 40 min
  • Brak limitów dla spotkań jeden-na-jeden
149,90 USD za 1 rok, za 1 licencję

Dedykowany dla małych zespołów do 9 użytkowników

  • spotkania dla maks 100 uczestników, ale jest możliwość uruchomienia specjalnego dodatku, który pozwoli na dołączenie do 1000 uczestników
  • Grupowe spotkania trwają maks 30 godzin
  • Możesz udostępniać (stremować) video
  • masz 1GB przestrzeni na nagranie spotkanie
199,90 USD za 1 rok, za 1 licencję

Dedykowany dla małych i średnich przedsiębiorstw do 99 użytkowników

  • Spotkania dla maks 300 uczestników, ale jest możliwość uruchomienia specjalnego dodatku, który pozwoli na dołączenie do 1000 uczestników
  • Grupowe spotkania trwają maks 30 godzin
  • Możesz udostępniać (stremować) video
  • masz 1GB przestrzeni na nagranie spotkanie
  • Tzw „Pojedyncze Logowanie” – sprawdza się, kiedy chcesz zintegrować Zoom z innymi systemami w firmie
  • Transkrypcje nagrań
  • Możesz skonfigurować własne domeny – jak mocno dbasz o to, żeby wszystko było pod znakiem Twojej firmy
  • Branding firmowy – jw
240,00 USD za 1 rok, za 1 licencję

Dedykowany dla korporacji powyżej 50 użytkowników

  • Spotkania dla maks 500 uczestników
  • Nielimitowana przestrzeń na nagrania
  • Grupowe spotkania trwają maks 30 godzin
  • Możesz udostępniać (stremować) video
  • Tzw „Pojedyncze Logowanie” – sprawdza się, kiedy chcesz zintegrować Zoom z innymi systemami w firmie
  • Transkrypcje nagrań
  • Możesz skonfigurować własne domeny – jak mocno dbasz o to, żeby wszystko było pod znakiem Twojej firmy
  • Branding firmowy – jw

I kilka wyjaśnień do planów:

  • Uczestnikiem jest każda osoba, która dołącza do organizowanego przez Ciebie spotkania
  • uczestnik, co do zasady, nie musi posiadać ani konta Zoom (są pewne wyjątki), ani aplikacji – może się „podłączyć” wprost z przeglądarki
  • lokalna przestrzeń na nagarnia jest oczywiście nielimitowana – limitowana jest tylko ta w chmurze
  • nie ma limitu na ilość spotkań on-line (ani grupowych, ani jeden-na-jeden)
  • we wszystkich planach transmisja jest szyfrowana, ale z bezpieczeństwem nigdy nie ma żartów – dlatego przygotuję tutaj niedługo dodatkowy materiał o bezpieczeństwie Zoom
  • w każdym planie wszyscy uczestnicy mogą udostępniać swój ekran – nie ma limitów
  • Breakout Rooms (pokoje wypoczynkowe? :-D) – w każdym planie jest limit do 50 takich pokoi
  • wsparcie techniczne Zoom – tylko w płatnych planach możesz korzystać z innych form wsparcia, niż „baza wiedzy”
  • wszelkie dodatki, rozszerzenia itd. są dodatkowo płatne

Funkcjonalności dostępne w Zoom czasami posiadają dodatkowe limity – będę o nich pisał przy okazji danej funkcjonalności.

Poziom 1.

Jak zorganizować spotkanie?

Zakładam, że masz już aplikację i chcesz zorganizować spotkanie on-line na Zoom. To nie jest trudne, ale warto omówić to na bazie kilku scenariuszy:

Scenariusz 1: Chcę pogadać z koleżanką i to jak najszybciej

Najszybsza opcja – uruchamiasz Zoom, klikasz pomarańczowy guzik (może być z nieprzekreśloną kamerką) i już…

Guzik rozpoczynający (hostujące) Twoje spotkanie na Zoom

…no prawie 🙂 musisz jeszcze jakoś poinformować koleżankę i dać jej znać, że już na nią czekasz. Czego będzie potrzebowała koleżanka, żeby z Tobą pogadać? Identyfikatora połączenia – to taka długa liczba (11 cyfr). I teraz masz kilka sposobów, żeby jej to podać, opiszę te podstawowe:

  1. Czytasz i wysyłasz (lub dyktujesz) identyfikator połączenia – znajdziesz go w kilku miejscach, ale chyba najwygodniej pod tą zieloną tarczą – klikasz, otwiera się okienko, jak poniżej i masz podany Meeting ID. Taki identyfikator podaje się w okienku dołączania do spotkania – trochę niżej opisałem.
Zaraz po rozpoczęciu spotkania i kliknięciu zielonej tarczy zobaczysz taki właśnie ekran

2. Wysyłasz link do spotkania, gotowy do wklejenia w przeglądarce. To lepsza opcja, bo nie martwisz się o pomyłkę przy czytaniu i dyktowaniu Meeting ID. Kopiujesz do schowka i w dowolny sposób wysyłasz koleżance. Ten link znajdziesz (na powyższym ekranie) pod etykietką Invite Link – wystarczy, że klikniesz Copy Link i gotowe – link jest w schowku.

3. Wysyłasz zaproszenie w formie gotowej wiadomości – albo do wklejenia, albo bezpośrednio w wiadomości e-mail. To jest bardzo wygodna opcja, a całą operację możesz przeprowadzić z kilku miejsc w aplikacji – najłatwiej jest jednak stąd:

Klikaj zgodnie z kolejnością, a zobaczysz taki ekran 😉

Jak widzisz, masz tu również kolejne miejsce do skopiowania linku i wysłania – Copy Invite Link. Ten sam ekran otworzyć możesz jeszcze, jak klikniesz tą małą strzałeczkę przy ikonie Participants:

…lub poprzez używanie skrótów klawiszowych – całą listę znajdziesz tutaj.

4. I mój faworyt – oszczędzający klawisze myszki 😉 i najwygodniejsza opcja – ustawisz za chwilę Zoom tak, że po rozpoczęciu spotkania automatycznie skopiuje Invite Link do schowka za Ciebie, więc pozostanie zrobić Ci tylko „wklej” w chacie, smsie, czy jakkolwiek będzie Ci wygodnie. Zrób tak, jak poniżej:

O innych ustawieniach napiszę jeszcze, ale to jest jedno z wielu udogodnień

No i teraz jest tak – pomarańczowym guzikiem rozpoczynasz spotkanie, pokazuje się mały „dymek”, że link do spotkania został skopiowany do schowka i jak pisałem – wchodzisz w dowolnej aplikacji, gdzie możesz przekazać koleżance wiadomość, robisz „wklej” i już! Czekasz cierpliwie, aż koleżanka dołączy do Twojego spotkania.

Chcę pogadać z pracownikiem i musimy sobie to zaplanować

To teraz, jak się możesz domyśleć, kolejna ikonka z głównego ekranu klienta Zoom zostanie wykorzystana. Dodatkowo jeszcze skorzystasz z ułatwiającej pracę funkcjonalności – listy kontaktów.

Co do zasady, funkcjonalność jest identyczna, jak w scenariuszu powyżej. Uruchamiasz Zoom i klikasz:

Ikonka uruchamiająca magię planowania spotkań

Zobaczysz chwilę później ekran, gdzie będzie można ustawić szczegóły spotkania. Jak każde wydarzenie w kalendarzu możesz ustalić:

  • Temat spotkania – Topic
  • datę i czas kiedy się zacznie i ile powinno trwać – Date & Time wraz ze strefą czasową Time Zone
  • możesz również zaznaczyć, że spotkanie będzie wydarzeniem cyklicznym – Recurring meeting – ale jego parametry ustawisz już w kalendarzu

Pozostałe parametry są opcjonalne, ale szybko postaram się tutaj opisać:

  • Meeting ID: Generate Automatically / Personal Meeting ID – domyślnie ID spotkania jest generowane automatycznie, co oznacza, że każde wydarzenie otrzyma swój własny identyfikator. Jeśli przestawisz opcję na Personal Meeting ID, spotkanie otrzyma stały identyfikator przypisany do Twojego konta. Kiedy przydatne? Jeśli ktoś dysponuje Twoim Personal Meeting ID, to będzie mógł dołączyć do spotkania bez konieczności wysyłania mu zaproszenia
  • Security: Passcode – alternatywnie można używać zamiast Meeting ID
  • Security: Waiting Room – jeśli ta opcja jest zaznaczona, to nikt (poza Tobą) nie dołączy do spotkania, póki Ty nie wyrazisz na to zgody i nie „wpuścisz” go na spotkanie – spójrz niżej, jaki komunikat się pojawi
  • Video: Host On/Off – proste ustawienie – jeśli zaznaczysz On po rozpoczęciu spotkania, włączy się Twoja kamerka, w przeciwnym będzie wyłączona (choć są odstępstwa – zależne od ustawień – ale nie przejmuj się teraz tym)
  • Video: Participants On/Off – jak wyżej, ale dotyczy uczestników
  • Calendar: iCal, … jak już sobie wszystko ustawisz i klikniesz Save, dostaniesz wiadomość z załącznikiem gotowym do dodania do wybranego typu kalendarza. Nie musisz ręcznie wpisywać szczegółów, tylko zatwierdzasz.
  • Advanced Options: Allow participants to join anytime – generalnie jest tak, że jak uczestnik chce dołączyć do spotkania, zanim je rozpoczniesz, to widzi komunikat, że „spotkanie się za chwilę rozpocznie, poczekaj…”. Dopiero, jak Ty, jako organizator rozpoczniesz spotkanie, uczestnicy będą mogli dołączyć, lub zobaczą kolejny komunikat, że muszą poczekać, aż organizator wpuści na spotkanie – zgodnie z opcją opisaną wyżej – Waiting Room
  • Advanced Options: Mute participants upon entry – prosta opcja, wszyscy dołączający uczestnicy są domyślnie wyciszeni – ich ikonka z mikrofonem jest przekreślona i nie słychać ich
  • Advanced Options: Automatically record meeting on the local computer – zaznacz tę opcję, a nie będzie trzeba pamiętać, żeby rozpocząć nagrywanie spotkanie. Nagrywanie rozpocznie się automatycznie. Oczywiście wyłącznie na komputerze lokalnym organizatora.
  • Advanced Options: Approve or block entry for users from specific countries/regions – jak nie chcesz, żeby podłączali się ludzie, którzy jakoś pozyskali id Twojego spotkania, a mieszkają gdzieś bardzo daleko i ich nie znasz – zaznacz i skonfiguruj tę opcję. Ja nigdy jej nie użyłem 🙂
Tak wygląda ekran konfigurowania zaplanowanego spotkania

Kilka z powyższych opcji możesz sobie poustawiać domyślnie w Zoom. Konfigurację Zoom opiszę w innej publikacji, bo kilka opcji nie jest oczywistych.

Opisane powyżej okienko wpuszczania uczestników na spotkanie – chcesz wpuścić, kliknij Admit, nie chcesz kliknij X

Okienko „wpuszczania” uczestnika na spotkanie

Jak już wpuścisz uczestnika, to mniej więcej tak będzie wyglądał ekran. Sam ekran spotkania omówię w kolejnym poście.

Tak wygląda rozpoczęte spotkanie

Żeby nie zapomnieć o zaplanowanych spotkaniach, Zoom nas trochę wspomaga. W głównym oknie aplikacji zobaczysz listę najbliższych, zaplanowanych spotkań. Będzie to wyglądało mniej więcej tak:

Po prawej stronie sekcja z zaplanowanymi spotkaniami

Możesz od razu rozpocząć spotkanie lub sprawdzić szczegóły, czy nawet zmienić je.

Pozostała jeszcze do omówienia funkcjonalność listy kontaktów – przyda się również w kolejnym scenariuszu. I tak po uruchomieniu Zoom na głównym ekranie aplikacji kliknij Contacts – zobaczysz ekran podobny do tego:

Tak wygląda ekran z Twoją książką konatktów

Jak widzisz kontakty są podzielone na 3 grupy – Starred czyli takie, które uważasz za ważne, np. często się z tymi ludźmi kontaktujesz, External czyli wszyscy ci, którzy otrzymali od Ciebie zaproszenie na swoją skrzynką e-mail, Cloud Contacts – jeśli zdecydujesz się zintegrować z kontem Zoom swoje konto pocztowe (Exchange i parę innych jest do wyboru), to zobaczysz w tej grupie kontakty ze swojej książki adresowej.

Ważną rzeczą jest to, że jak już komuś (precyzyjnie – na jakiś adres e-mail) wyślesz zaproszenie, to nie od razu zobaczysz go aktywnego na tej liście. Dlatego na powyższym obrazku jest status (Pending), oznaczający, że osoba otrzymała od Ciebie prośbę dołączenia do Twojej listy kontaktów. I teraz są dwie opcje – jeśli osoba zapraszana nie ma jeszcze konta w Zoom, otrzyma e-mail zapraszający do założenia takiego konta. Znajdzie w nim oczywiście pełną instrukcję, jak to zrobić. Jak już będzie miała konto w Zoom, to po uruchomieniu aplikacji zobaczy Twoją prośbę o dołączenie do kontaktów – zobacz na poniższych ekranach ze smartfona, jak to wygląda:

Tak wygląda aplikacja Zoom na smartfonie z jednym zaproszeniem do kontaktów

Jak osoba, którą zapraszasz kliknie blok Contact Requests zobaczy taki ekran:

…na którym może przeczytać kto wysłał zaproszenie i zdecydować, czy zaproszenie przyjąć, czy odrzucić – odpowiednio klika „ptaszek” lub „krzyżyk”. Jeśli zaakceptuje, zobaczy jeszcze taki komunikat:

…na którym potwierdza swój wybór – Accept, lub odrzuca – Cancel. Jeśli potwierdzi, to u siebie zobaczy coś takiego:

Ekran u zaproszonego, kiedy zaakceptuje zaproszenie

…a u Ciebie ekran z kontaktami zmieni się na taki:

Sebastian Distro zaakceptował zaproszenie i nie jest już (Pending)

Jak widzisz, budowanie książki nie jest trudne, za to bardzo przydatne, bo możesz sobie dodać zawczasu ludzi, z którymi będziesz częściej uczestniczyć w spotkaniach Zoom. Jak używać tej listy? Banalnie proste – klikasz kontakt, później Meet (lub Chat, jeśli chcesz tylko popisać), a Zoom osoby „po drugiej” stronie zachowa się jak porządny komunikator, czyli zacznie dzwonić :-). Oczywiście rozmówca nie musi odebrać, no ale… 😉

Korzystanie z listy kontaktów

Jak korzystać z grup – przeczytaj w następnym scenariuszu.

Chcę pogadać ze swoim biurem o projekcie, ale jestem w domu

Ten scenariusz różni się w jednym, ważnym aspekcie od poprzednich – jeśli do spotkania na Zoom dołącza więcej, niż jedna osoba, to jest to już spotkanie grupowe, które ma ograniczenie czasowe w bezpłatnej wersji – musisz o tym pamiętać, bo po upływie 40 min (na dzień pisania tego wpisu – szczegóły znajdziesz tutaj) spotkanie zostanie zakończone i będzie trzeba rozpocząć kolejne.

W zasadzie prawie wszystko, co będzie użyteczne w tym scenariuszu, opisałem już wyżej. Będzie przydatna jednak funckjonalność – tworzenie grup użytkowników. W Zoom nazywa się to Channels (zapewne dlatego, że w komunikatorach typu Slack i podobnych taką nomenklaturę wprowadzono) i dostępne są na ekranie pod ikonką Contats – spójrz poniżej:

Okienko, w którym widzisz i zarządzasz swoimi grupami (kanałami)

Zatem, żeby utworzyć nową grupę (kanał) klikasz Contacts, później [+], później Create a Channel i ujrzysz takie oto okienko:

Jak pokazane, nazywasz jakoś ładnie nową grupę – Channel Name i po prostu dodajesz do niej członków. Pamiętaj, żeby zaznaczyć opcję External users can be added, bo w przeciwnym razie nie będzie możliwości zaproszenia do grupy użytkownika z adres e-mail, który jest poza Twoją organizacją. Wspominana funkcjonalność, to w płatnych planach jest dobra opcja, żeby mieć pod ręką wszystkich pracowników, niezależnie czy już się poznaliście, czy jeszcze nie.

Samych członków do grupy dodajesz w okienku Add Members (Optional) (opcjonalne, bo możesz zrobić to później). Zaczynasz wpisywać po prostu nazwę lub adres e-mail i jeśli masz już osobę w kontaktach, to podpowiadajka pokaże Ci ją i możesz po prostu kliknąć, żeby dodać. Jeśli nie masz w kontaktach, to po prostu wpiszesz adres e-mail. Wygląda to tak:

Jak klikniesz Create Channel (i oczywiście masz wszystko prawidłowo ustawione), coś takiego powinno ukazać się Twoim oczom:

Tuż po stworzeniu nowej grupy…

Jak widzisz, możesz od razu rozpocząć spotkanie, albo otworzyć okienko czatu, a najedziesz kursorem na nazwę kanału/grupy, to spodziewaj się takiego ekranu:

Twoje centrum dowodzenia grupą 🙂

Jak widzisz, masz dostęp do szeregu opcji – wszystko po to, żeby szybko, efektywnie i bezboleśnie skorzystać z możliwości spotkania się z Twoim zespołem. Na koniec jeszcze okienko czatu pokażę, ale jego opis, jak również opis tego, co można podczas spotkania robić, zostawiam na kolejną część cyklu o Zoom.

Podsumowanie

Jak widzisz, Zoom nie jest trudny do „nauczenia” się i używania. Jest to naprawdę świetna platforma do organizowania wszelkich spotkań on-line. To jest oczywiście moja opinia, ale jeśli chcesz ją zweryfikować, to już zapraszam do kolejnej części artykułu Jak używać Zoom? Zostań mistrzem – poziom 2 gdzie opisuję kolejne ciekawe funkcje platformy.

Oczywiście zapraszam do dyskusji na temat tej części, bo jeśli mogę coś ulepszyć, poprawić, czy dostarczyć Ci więcej, chętnie to zrobię.

Tymczasem zainstaluj sobie Zoom i umów się na kilka spotkań on-line.

Więcej do przeczytania

narzędzia

Jak używać Zoom? Zostań mistrzem — poziom 1.

Narzędzia do telekonferencji, spotkań on-line, albo po prostu komunikatory są na pewno Ci znane i używasz od dawna. Wielu z nas coraz więcej takich narzędzi instaluje, używa lub po prostu testuje.
Dane z rynku wskazują, że Zoom jest jednym najczęściej wybieranych. W niniejszej publikacji opiszę pokrótce, dlaczego Zoom to dobry wybór.

Czytaj dalej...
rozwoj
efektywność

Stabilny rozwój

Trochę starszy post, ale główne przesłania z niego są nadal aktualne.
Staram się po krótce odpowiedzieć na pytanie co z perspektywy CTO jest konieczne, niezbędne, do zapewnienia stałego, stabilnego rozwoju firmy IT?

Czytaj dalej...

Czy chcesz poprawić efektywność procesów i wyniki swojej firmy?

Napisz do nas i bądźmy w kontakcie